Жизнь по понятиям приоритетам

Еще буквально несколько сотен лет тому не было в английском языке множественной формы слова приотритет, а только  единственное число - один самый важный ключевой фактор для достижения успеха. Википедия дает такое вот определение:  приоритет - понятие, показывающее важность, первенство.

Но ритм жизни изменился и с разных сторон на нас набрасываются десятки разных приоритетов. Каждый день мы слышим : “самые важные приоритеты”, “опредлите свои приоритеты”, “действуйте согласно приоритетам”, “приоритезируйте или не успеете все сделать”, “эффективное использование приоритетов”.

На самом деле любая система организации собственного времени начинается с того, что  все задачи нужно собрать и записать. Да абсолютно все: крупные мелкие, срочные, не важные. Туда же записать все смутное, типа, хочу в отпуск. Если вы в этот список чего -то вносить не хотите,то ни одна система не поможет. Забытые дела как черные дыры будут высасывать время в самые неподходящие моменты. И однажды вам надоест и вы скажите: ”Фигня - ваше планирование, оно не работает! И бросите саму систему, какой бы она не была.

И только когда титаничекий труд по сбору хвостов в одном месте завершен,тогда можно начинать диалог о приоритетах.

Самые популярные системы тайм менеджмента предлагают использовать для приоритезации квадрат Эйзенхауэра. Это значит  поделить все свои дела на 4 группы : важное и срочное, важное и не срочное, не важное и срочное, не срочное и не важное.

 

images

Преимущества такой матрицы:

  • помогает понять, сколько всего нужно сделать

  • за что нужно браться в первую очередь

  • как много всего можно на самом деле не делать или делегировать другим людям.

Недостатки этой системы:

  • Список  в каждом квадрате будет огромен и в нем легко запутаться. Дел у каждого из нас очень много и даже внутри этих групп их приходиться делить на категории семья, работа, учеба, бытовое. В результате его все равно приходиться маштабировать, например, по времени или месту выполнения (смотри второй подход)  

  • Приоритет срочности очень часто заслоняет собой приортет важности. У тех кто использует такую матрицу обычно остается проблема с квадратом важное, но не срочное.  В этом квадрате как правило, собираются все дела, которые ведут к счастливому будущему, но требуют много времени и планомерного подхода. Например, выучить английский язык, прочитать новую книгу и т.д. При этом дел в квадратах А и С всегда будет так много, что добраться до дел в квадрате В просто не хватит времени. Тут прийдется подключать другие хитрости.

  • Неадекватность оценки. Часто мы завышаем или занижаем срочность и важность проблемы в зависимости от состояния и настроения, в такой системе, очень сложно отслеживать в важное попало  действительно важное или то, что нам таковым показалось!

Еще один популярный подход - это лягушки, важные дела и подвиги в планировании дня.

Вам все равно понадобиться список всех задач, которые необходимо выполнить, но можно сразу задать временые рамки: день, неделя, месяц. Это немножко уменьшит сам спискок и ужас от количества строчек в этом самом списке.

Из выписаных задач выбираем 3 неприятных дела, которые можно сделать сегодня. И с них начинаем.

Это может быть: звонок в налоговую, разговор с начальником о повышении зарплаты, поедание невкусного обезжиренного йогурта на  завтрак или поход в спортзал. Любые 3 дела, которые делать совсем не хочется.

Далее мы выбираем 3 важных дела, которые обязательно сделать сегодня. То есть дел конечно больше, но эти три самые приоритетные. Если приучить себя делать по 3 важных дела в день,то к концу недели можна достигнуть стабильно хороших результатов, а к концу месяца свернуть горы. Если к этой системе вы уже привыкли и хочется  лучших результатов, то в свой день или неделю можно добавить подвиг. Подвиг - это что-то труднодостижимое, но вместе с тем очень полезное. Например, сдача экзамена в автошколе, после долгой подготовки - это вполне себе подвиг, написание годового отчета, или получение долгожданной визы - подвиги. Наличие подвигов в вашем расписании должно предполагать и маленькие награды за их достижение.

Преимущества

  • Система очень прозрачная и четкая. Если лягушка назначена на сегодня и вы ее не съели, то всегда понятно почему, даже если был съеден целый пруд других лягушек - это не считается.

  • Система очень гибкая, вы можете  начать с 3-х маленьких дел, довести эту привычку до автоматизма и постоянно регулировать цели в зависимости от многих факторов.

  • Нет четкой привязки к тому, что на следующий день надо сделать больше, чем в предыдущий, зато есть ощущение стабильности и законченного результата.

  • Нет ощущения что,  чем больше делаешь, тем больше предстоит сделать, есть четкмй фокус на 3-х важных делах.

Недостатки

  • Необходимо научиться четко формировать ваши дела от первого лица. В формате- я сделаю то-то и то-то. Часто по началу мы пишем события, а не наши собственые действия.  Например, поехать в налоговую и сдать годовой отчет - это лягушка. Если вы поехали, но обнаружились ошибки, потому что изменились какие-то законы, и надо все переделать, то лягушка съедена, хотя в будущем маячит еще несколько: переделать и поехать снова. Но если вы просто не доехали до налоговой, то квест дня провален, и лягушка не съедена.

  • Часто наш перфекционизм может толкнуть нас на  дорожку недооценки нашей собственной эфективности. Если много лягушек подряд не съедено, или если подвиги поставлены завышеной сложности. Это сильно демотивирует.

  • Всегда есть соблазн пропустить денек другой и прожить его без неприятных действий, что приводит к появлению целого пруда лягушек, и есть их хочется тем меньше, чем их больше.

Приоритезация для ленивых  или система номер 3

Выпишите все те вещи которые вам важны в жизни или те качества, которые вы хотите развить и уделяйте им не менее 20 минут в день.

20 минут на уборку в квартире, 20 минут на общение с колегами, 20 минут на чтение новостей, 20 минут на ознакомление с новым проектом, который начнется только через месяц.  

20 минут - небольшой интервал, его можно выкроить в любом графике, но порой  он  творит чудеса. Например, 20 минут зарядки  в день могут сохранить вам работоспоссобность на 20 часов , а здоровье на 20 лет …

20-30 минут - это время за которое мозг достигает максимальной активности, а значит вы будете эффективны. 5 минут каждый день за 4 месяца  не дадут вам такого же эффекта, как 20 минут каждый день в течении месяца.

Преимущества

  • Гибкость в выборе.  По сути вы отталкиваетесь в своем выборе от своих желаний, значит, будете получать больше удовольствия и от выполнения 20-ти минуток.

  • такой подход можно применить и к хобби, и к работе, и к лягушкам, и наоборот к любимым занятиям.

Недостатки

  • таких 20-ти муток можно выкроить не бесконечное количество, время оно все-таки конечно.  К тому же это распыляет силы, если интересы разносторонние.

  • Хорошая качественнная привычка вырабатывается в течение 40-60 дней.  То есть в идеале надо работать 20 минут каждый день, не меньше 2х месяцев до достижения хорошего результата.

  • Желательно уже заранее иметь четкий  распорядок дня, чтобы выделить в нем фиксированую двадцатиминутку. Если время не зафиксировать, то вечером может оказаться, что всякое важное легко и быстро сожрало ваш день, и больше нет ни сил, ни времени выполнить задуманое.

Самым эфективным конечно будет вариант, где все 3 системы гибко подстроены именно под вас и ваши приоритеты, о которых в следующих выпусках.